Presentaciones que ayudan a cambiar estructuras mentales

Nunca he sido especialmente amante de Powerpoint o al menos, no de su uso indiscriminado. Todos hemos tenido que soportar una  de esas interminables presentaciones de powerpoint en las que tras 38 slides hiperdensas ya se te cierran los ojos, estás deseando que termine, no te acuerdas de casi nada y hace 10 slides que has desistido de memorizar nada más. Normalmente sucede porque con el tiempo pierdes la estructura general de la presentación y te sumerges en tediosos detalles que cuesta relacionar.

En los últimos años he adoptado un sistema de presentación basado en herramientas muy visuales que nos permite a las personas del equipo cubrir muchas de las deficiencias de PowerPoint, pero recientemente he podido conocer una nueva y espectacular herramienta para la realización de presentaciones, que quiero compartir con vosotros (no tengo ni royalties ni ningún tipo de relación mercantil con la propiedad de la compañía que comercializa el servicio/producto).

Como dijo el psicoterapeuta humanista Abraham Maslow: “Con un martillo en la mano cualquier objeto se parece peligrosamente a un clavo”. Y en el caso de powerpoint, es exactamente eso lo que sucede; acabamos usando PowerPoint para todo. Lo mismo se utiliza para hacer un diseño de un elemento publicitario, como para hacer un informe en lugar de Word o para hacer presentaciones de cualquier tipo. Como es lo que conocemos, lo utilizamos; sería el equivalente a que los estadounidenses usasen balones de fútbol americano para practicar el “soccer” (podría ser divertido).

Pero donde muestra realmente sus limitaciones Powerpoint no es en el mal uso  de sus usuarios, sino a la hora de transmitir mensajes complejos, razonamientos no puramente secuenciales,  ideas complejas interrelacionadas; cuando te interesa exponer un tema complejo, que cale realmente en la audiencia y que incluso pueda generar un debate vivo sobre él. Esa es la limitación por la que lo uso poco: PowerPoint no tiene capacidad para comunicar de manera eficaz a cualquier audiencia la complejidad de, por ejemplo, un diagnóstico de una organización o un plan estratégico. Podrás explicar cosas sobre el diagnóstico o el plan estratégico pero generarás un impacto mínimo y un entendimiento poco profundo de los mensajes. Si eres una persona con un estilo de ordeno y mando, autoritario, ya te estará bien, el equipo no entenderá nada y ante el temor de decir una tontería porque no comprenden lo que se les transmite, callarán y tendrán que acatar lo que venga de arriba.

Sin embargo, es una práctica ampliamente extendida el uso de Powerpoint para comunicar mensajes complejos que genera no pocas patologías. Powerpoint se utiliza como una poderosa arma para pasarle al oyente la responsabilidad sobre los contenidos presentados: “Te suelto el rollo y allá tu lo que hagas con él”. Si sofisticas su uso, sí que puedes sacarle mayor impacto, pero es una herramienta poco productiva para ello.

Por ejemplo, los problemas de una organización raramente son descriptibles mediante una relación lineal de causas y efectos del tipo “La productividad es baja porque el equipo no está motivado”, que enumeras en una secuencia interminable. Un diagnóstico se parecería  a algo así (causa-efecto, causa-efecto,….):

En el mundo real a una consecuencia le preceden incidencias en diversas dimensiones de la organización: los procesos definidos, la cultura organizativa, el perfil de sus ejecutivos, los sistemas de información, los mecanismos estructurados de toma de decisiones,… Mucho menos funcionan esquemas del tipo Problema-Causa-Acción unidimensionales. Una línea de actuación en un plan estratégico tiene relación con los objetivos, el mercado, la competencia, … Una imagen, que refleje un mínimo de la complejidad, se parecería a algo así:

Cuando usamos PowerPoint estamos comunicando, y en el más alto valor añadido de la comunicación, no sólo pretendemos transmitir una serie de datos, lo que en ocasiones es necesario, sino que estamos tratando de influir en nuestra audiencia, ya sea para que se alineen con los objetivos de la compañía, ya sea para que aprendan una nueva forma de entender una organización,…

Como que cada uno de nosotros somos de nuestro padre y nuestra madre (idea profunda de psicología social), nuestro conocimiento está estructurado de manera diferente en nuestra cabecita. El verdadero aprendizaje se producirá cuando esa estructura interna cambie: mismas ideas + ideas diferentes estructuradas y relacionadas entre sí de una nueva manera. Si quiero que mi comunicación sea efectiva no debo dejar a la audiencia la libertad de estructurar mis mensajes como quieran, tengo la responsabilidad de generar impacto con mi discurso y para ello debo ayudar a la audiencia a generar estructuras mentales diferentes. Pretendemos generar una determinada estructura mental en las personas que tenemos delante, un determinado patrón de conexiones neuronales, que quedará registrado en el cerebro de nuestra audiencia. Para eso Powerpoint es poco competitivo.

Un patrón secuencial de hechos tan sólo generará inventario de conceptos en las personas receptoras del mensaje, pero en mi caso como consultor, lo que pretendo es cambiar las estructuras mentales de mis clientes, no necesito que memoricen una retahíla de problemas, pretendo que cambien su punto de vista, su forma de organizar dentro de sus cabezas su visión de la organización; porque lo que me interesa es que actúen de manera diferente para resolver sus problemas. Si ellos no cambian su organización no cambiará.

En los últimos años empecé a utilizar los mapas mentales como forma de organizar las ideas y soy asiduo usuario del Mindmap. En el siguiente enlace se presentan muchas de las ventajas del uso de los mapas mentales. Desafortunadamente, las herramientas para el diseño de mapas mentales no son eficientes para la realización de presentaciones dinámicas. Hasta ahora mi posición era plotearlas en gran formato y forrar de murales una sala de reuniones. Pero recientemente ha caído en mis manos una nueva herramienta que ha resultado ser extremadamente productiva e impactante: PREZI.

Justo antes de Navidad, Jordi, un excelente profesional de mi equipo, dedicó unas horas a conocer Prezi y realizar un primer esbozo de presentación de nuestra forma de trabajar. Os adjunto el resultado de dicho trabajo, que le ocupó medio día para aprender a dominar la herramienta y  un par de horas para preparar la presentación.

Un video que demuestra una aplicación concreta de PREZI y como se usa:

Principales conclusiones:

  • Prezi es una herramienta muy productiva.
  • Permite comunicar de manera eficaz.
  • Visualmente es impactante.
  • Cubre una necesidad existente.
  • Le queda tiempo para desarrollarse y mejorar en cuanto a integrabilidad con otros aplicativos y funcionalidad.

¿Creéis que en el futuro PREZI puede tener su hueco? o ¿en las organizaciones no se dispone de tiempo para asimilar una herramienta más y  algo tan potente quedará marginado a departamentos como marketing, que sí disponen de tiempo para lucimientos de este calado?

AUTOR: Fernando Gastón Guirao

25 comentarios to “Presentaciones que ayudan a cambiar estructuras mentales”

  1. Alberto Says:

    Fernando,

    como gran usuario que soy de ppt, tu análisis me parece claro y conciso. Estoy aburrido de ver o presentaciones con múltiples slides que explican hasta el camino para ir al baño o slides con numerosos números o lineas que hacen que la audiencia ni los mire.
    Una vez más, mis enhorabuena.
    Un abrazo
    Alberto

  2. Hola Fernando,

    Gracias por compartir este descubrimiento con nostros que, como bien dices, es mas atractivo y dinámico que una presentación realizada en powerpoint.
    Miraré a ver si hay algún free trial para descargar y así, experimentar la funcionalidad de esta herramienta.

    Un cordial saludo,

  3. Gabriel Ginebra Says:

    ¿Cuánta razón tienes? El abandono masivo del Word a favor del Ppt ha supuesto bajar un escalón en la capacidad general de argumentación. No sólo las secuencias, sino las flechas en doble dirección. Todo se relaciona con todo, todos los gráficos son 2 x 2, todos los esquemas redondos (incluso el que aparece en el texto ya es algo más sofisticado). Esto del PREZI promete, pero también conviene volver a la simple pizarra o conversación abierta. Guerra al totalitarismo del ppt.

  4. Fernando,
    Muchas gracias por compartir con nosotros esta herramienta que no conocía y que voy a mirarme con calma porque creo que ofrece muchas posibilidades.
    Yo trabajo bastante con mapas mentales y con el flip chart de toda la vida, porque doy mucha formación en competencias y habilidades, y ahí se requiere siempre la participación activa de los asistentes. Los mapas son soportes mucho más dinámicos, flexibles y visuales que la ppt, que solo uso para la parte cognitiva. Pero el Prezi no lo conocía, y creo que si consigo aprender a manejarlo (parece que no es difícil), me va a ser muy útil.
    Gracias de nuevo y un saludo!

  5. Muchas gracias!

  6. Como siempre, Fernando, in(pro)novando y ayudando a los que te seguimos. Si te soy sincero, la presentación es muy plástica, pero “marea” un poco tanto ir y venir…Me parece muy útil como complemento de los mapas mentales, que también uso desde hace algún tiempo y que me parece que son un paso adelante… El powerpoint, como la blackberry, como el iPhone, como el teléfono…creo que todo depende del uso que le des, y de si te haces esclavo de él o no…Suelo decir que “todo suma” y no creo que debamos elegir entre uno y otro…Imagino que la virtud está en aplicar a cada mensaje, a cada interlocutor, el medio que mejor puede transmitir lo que queramos comunicar, creo.
    Un abrazo, y mil gracias de nuevo,
    Juan

  7. improvablog Says:

    Hola JUan,

    en cuanto a lo del mareo coincides plenamente con mi mujer🙂 Puedes controlar la inclinación y las rotaciones de forma que maree lo mínimo, por otro lado, en una presentación al público el ritmo lo marca el presentador y el mareo se reduce sustancialmente.

    Estoy de acuerdo contigo en que falta educación en el mejor uso de las herramientas informáticas y sobre l amejro manera de utilizar las y sacarles pleno rendimiento. Mi próxima aportación a Knowsquare va precisamente de como los usuarios dinamitan los sistemas de información de empresa.

    Un saludo y gracias por tus comentarios:

    Fernando

  8. Hola,
    Me ha encantado la herramienta q propones como alternativa a powerpoint, mucho mas dinamica. La verdad, la usaria si me decidiera a hacer algo por mi cuenta; pero trabajo en una multinacional de unos 40,000 empleados y veria muy complejo justificar la inversion para introducirla, hay muchas herramientas interesantes en el mercado que no se implementan, porque al final hay q elegir un numero limitado de herramientas para que las redes sean eficaces, y se elige lo que se conoce y lo que requiere un coste minimo de implementacion, tanto en training como en licencias y servicios de soporte.
    Un saludo

  9. improvablog Says:

    Un excelente vídeo sobre principales fallos a la hora de usar powerpoint

    Disfrutadlo

  10. Hola Fernando, muchas gracias por compartir con todos esta herramienta, creo que puede ser de gran utilidad para determinados planteamientos y mapas mentales que en un ppt son difíciles de plasmar básicamente por la falta de espacio y porque justamente el programa creo que no fue enfocado para eso. Gracias de nuevo e intentaré probarlo!

    Saludos,
    Mireia.

  11. […] A powerpoint le ha surgido un enemigo: Prezi, espectacular improsofia.wordpress.com/2010/01/11/%c2%bfporque-powerpoint-…  por fgaston68 hace 3 segundos […]

  12. Una herramienta excelente. Estaba a punto de rediseñar una página web y creo que voy a usar esta herramienta en la portada para explicar a la gente qué se va a encontrar en la web.
    Y estoy pensando en hacerme un CV con esta herramienta.

  13. Bueno no quiero ser aguafiestas pero (al menos en la lección “Learn Prezi in 4 minutes”) la herramienta no soporta tildes.😦

    Por lo demás me parece muy interesante.

  14. Fantástica, es una herramienta notable que no nunca utilicé y que seguramente sera muy productiva, permite ser didáctico, dinámico y elocuente,

  15. Apreciado Fernando,

    Soy un usuario en pañales en Prezy pues tuve oportunidad de verla, por primera vez, en noviembre del 2009. La verdad es que es una solución con casi infinitas posibilidades y que da rienda suelta a la cretividad.

    En cualquier caso, lo que no sustituye ni Prezi ni Powerpoint ni, hasta la fecha, este tipo de soluciones es el trabajo previo de la elaboración de la presentación.

    Éste es, en mi opinión, el verdadero talón de aquiles de las presentaciones: la preparación y elaboración.

    Particularmente, las suelo preparar con mindmap y, una vez tengo claro cuál va a ser el hilo conductor y el mensaje, acudo a PPT para la producción. Cuando me encuentre cómodo en Prezi, abandonaré PPT.

    Saludos,
    Agustí Brañas

  16. Andres Garrido Says:

    Efectivamente tengo que reconocer que despues de unos años en mi actual compañia, y haciendo presentaciones bimensuales, estoy un poco aburrido de cambiar fondos, grafico, dinamismos, etc. para intentar hacerlas mas amenas.
    Me agrada que nos des la información de esta herramienta, que naturalmente voy a probar, ya que por al menos conseguiré que las proximas sean diferentes.
    Saludos

  17. Fernando,

    Un gran avance que caracteriza a los humanos de los últimos 30.000 años por encima de otras especies es la capacidad de pasar de la estructura profunda a la superficial. Y no sólo eso, también el recorrido inverso de la estructura superficial a la estructura profunda mental de la audiencia sin perder demasiada información en el proceso.

    ¿Crees que esta nueva herramienta que has tenido a bien compartir podría servir para presentar la coyuntura, estrategias, balances, y los resultados de una empresa en la formalidad de una Junta de Accionistas? ¿o mejor un powerPoint?

    Un saludo,
    Toni

  18. Soy uno de vustros fervientes segudores…otra información valiosa a la butxaca.

    Saludos,
    Rafa

  19. Después de jugar un poco más tengo que estar de acuerdo con Agustí Brañas. Sin la debida preparación y elaboración también se puede hacer un Prezi aburrido. Por ejemplo: http://prezi.com/f0lws2cu0lcs/😦

  20. […] improsofia Just another WordPress.com weblog « Presentaciones que ayudan a cambiar estructuras mentales […]

  21. Carlos R. Gilabert Says:

    Como apuntaba Maslow, la herramienta no es en sí peligrosa, sino probablemente el uso que de ella se hace. El ppt nos ha librado de tener que leer párrafos infumables en doc’s infinitos. Pero su usabilidad ha pasado a “abusabilidad” en la forma y fondo. Ojo: al final el culpable es siempre el autor, el que coge la herramienta.

    Y es que ppt debe ser un soporte de guión, no el guión. De hecho, de la capacidad de atraer, ser conciso, evitar la monotonía y el letrismo (versus el grafismo) está el éxito del presentador y de lo presentado.

    Os recomiendo una lectura “no talibán” de Presentaciones Zen (Garr Reynolds).

    Por cierto, voy a probar Prezi

  22. José Manuel Olloqui Says:

    Quisiera recibir nuevas entradas por mail

  23. Hola Fernando, es la primera vez que entro en improsofia y he encontrado contenidos muy interesantes.

    Gracias por compartir esta herramienta alternativa al Power Point. Voy a probarla! Al igual que otras personas han comentado, pienso que lo más importante es la preparación previa a la presentación para tener claro lo que quieres comunicar y simplificar al máximo lo que vas a decir y las imágenes que vas a ofrecer. En general creo que nos apoyamos demasiado en los gráficos y nos olvidamos de lo importantes que son nuestros gestos, nuestro tono de voz y la convicción de lo que decimos para influir en la audiencia y generar debate.

    Hasta pronto!

  24. Hola Fernando,

    No he podido resistir la tentación de añadir este link de HBR con una maravillosa presentación en PREZI.

    http://bit.ly/dk4ljc

    Un saludo,

    Ana

  25. Gracias Ana, muy interesante el artículo y la presentación. Es que Prezi está muy bien. Yo lo he utilizado varias veces y es realment eimpactante.

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