Externalizar: El arte de sacarse muertos de encima

 670px-Make-a-Pull-up-Jump-Shot-in-Basketball-Step-3Ya hace años que se ha instalado en la mente de los directivos aquello de que las empresas deben centrarse en su “core business” y que todo lo demás sobra. Lo del “core business” se convierte en un mantra repetido hasta la saciedad que acaba justificando las más variadas perversiones.

Lo del “core business” me recuerda  a cuando yo cada día salía de casa para ir al colegio con mi pelota de baloncesto y mi madre me decía de vez en cuando ¿Dónde vas con esa pelota? ¡Al colegio se va a estudiar! Bueno, sí, pero a la hora del patio podía jugar a baloncesto y cuando salía de clase, tanto al mediodía como por la tarde, me podía quedar un ratillo a hacer unos tirillos y mejorando mi técnica desde la línea de 6,25. Nunca he tenido problemas de rendimiento académico🙂

hombreOrquesta1Nada impide que las empresas hagan otras cosas que no sean su “core business” por diversas razones:

  1. Lo del core business es muy relativo y tiene fronteras muy difusas.
  2. No es mi “core business”, vale, pero lo sé hacer y lo hago mejor que el que más.
  3. No es mi core business, pero el negocio lo tengo en el culo del mundo y eso no es el core business de nadie, así que esa actividad la tengo que hacer me guste o no me guste, si quiero ser eficiente.
  4. No es mi core business pero mi divierte hacerlo. Si eres empresario ¿por qué no has de adoptar esta opción? el único fin de las empresas, por mucho que algunos lo piensen, no es ganar dinero. Algún día hablaré de esto.

Respecto a los puntos anteriores unos ejemplos:

  1. Nadie diría que en una empresa textil la clave puede no ser el diseño y la comercialización de productos sino la logística, pero el caso de Mango no quiere decir que porque en una ocasión tuviese una buena idea logística y la implementase tengan que convertir la logística en el núcleo de su negocio. las escuelas de ingeniería y centros de investigación sobre el tema siempre sabrán infinitamente más que ellos, por ejemplo el MIT-Zaragoza, un centro de investigación avanzada en logística.
  2. Una empresa se dedica a los mecanizados de alta precisión, quizás la clave de su negocio sea la habilidad de los mecanizadores y la avanzada tecnología de fabricación unido a un equipo de diseño de altas capacidades. El mantenimiento no está en su core, pero si tienes un equipo de mantenimiento de alta precisión que es capaz de tener las máquinas ajustadas para sacar la máxima calidad, ¿Para qué lo vas a sacar fuera? ¿pa cagarla?
  3. Una pequeña empresa situada en las Quimbambas no tiene el mantenimiento de los sistemas informáticos en su core business, pero dada su ubicación, a lo máximo que puede aspirar es a que los ordenadores se los repare el veterinario, el más preparado de la zona, aunque sólo para el parto de las vacas. Por mucho que pertenezcas a un gran grupo multinacional con una estrategia de “lean organization”, mejor dejar correr la externalización.
  4. Soy el director de operaciones de una empresa dedicada a la fabricación de muebles, pero además soy un gurú del PHP; dedico mi tiempo libre a parir un ERP bien virguero, que es lo que realmente me gusta. Pues este señor, que existe y pocos conocen, acaba convirtiendo a los sistemas de información de su chiringuito en un benchmark a nivel mundial.

A parte del rollo del “Core Business” detrás de la externalización puede haber otras motivaciones:

  • Flexibilizar la estructura.
  • Reducir costes.
  • Quitarse problemas de encima.
  • Reducir la complejidad a gestionar.

Pero cada una de las razones anteriores tiene sus propias perversiones:

  • Chloe BruceSi flexibilizo al 100% dejando todo en manos de un tercero, por ejemplo un call center o el mantenimiento de los sistemas informáticos, no me vuelvo flexible, me vuelvo rígido. Paso a depender de un tercero, pierdo capacidad de reacción a la hora de tener que incrementar recursos y dificulto la comunicación, ya que los mecanismos formales de comunicación con contratas debido a las leyes laborales, obliga a ser extremadamente jerárquico. Puede ser mejor externalizar parcialmente. Si tengo un exceso de trabajo lo saco fuera y si mis equipos no están saturados, internalizo lo que actualmente hacen las contratas externas.
  • Para reducir los costes no necesariamente es necesario externalizar. Pasarle los costes a otro puede ser, más bien, reflejo de la incapacidad de gestión, de la incapacidad para que mis mandos gestionen de manera más adecuada los recursos disponibles. ¿Pero qué es más fácil mejorar la gestión externa o subcontratar? ¿Si no has sido capaz de gestionar mejor tu área, de verdad vas a ser capaz de identificar alguien fuera de tu organización más eficiente que tú?¿Realmente fuera de tu organización  el nivel de competencia es tal que tus proveedores han aprendido a ser más eficientes de lo que tu eras gestionando la actividad que pretendes externalizar? Un ejemplo muy buena es la externalización de la sanidad pública en la que adjudicas contratos en los que únicamente ha habido un ofertante, una auténtica merienda de negros.
  • Lo de quitarse problemas de encima externalizando quizás me quite “marrones” a corto plazo, pero me genera un problema mayor a largo plazo. Una vez lo he externalizado tengo poco control sobre esa enorme masa de ineficiencia que me he quitado de encima, pero además, ¿Es mi proveedor el más eficiente del mundo? El día que tenga que mejorar le tendré que meter mano al proveedor y eso siempre es difícil. Se debe externalizar habiendo analizado a fondo la eficiencia de mis propios procesos y teniendo en mente el coste al que debería ser capaz de hacerlo una empresa excelente.
  • Lo de reducir la complejidad está bien, ¿pero no sería más fácil y barato desarrollar la capacidad para gestionar esa complejidad?

Y finalmente un pequeño comentario sobre la cagada de las cagadas, lo he visto decenas de veces y sigo sin entender como alguien puede hacer la animalada de que sea la propia empresa adjudicataria de un contrato externalizado la que gestione y lleve adelante todo el diseño de la operación de externalización. No es broma, en consultoría de sistemas es lo más normal del mundo.

¿Quiere decir todo lo anterior que mejor no externalizar? ¡NO! Lo que quiere decir es que hay que externalizar bien y que el tema tiene la suficiente complejidad como para no tomar la decisión basándose en entendimiento completo de la situación en que la organización se encuentra.

Resumiendo en forma de recomendaciones:

  • No seamos dogmáticos, al final lo que cuenta es la rentabilidad( y disfrutar de la vida) y no necesariamente externalizar te aportará los ahorros debidos.
  • Los contratos de externalización deben estar extremadamente bien definidos y detallados, si no, te aparecerán un montón de costes no previstos que arruinarán el proyecto.
  • Si te centras en los costes y olvidas cosas como el servicio, el cumplimiento, la agilidad, la flexibilidad, acabarás metiéndote en líos.
  • Externalizar es complejo, si no tienes urgencia por ello, evalúa con tiempo otras alternativas para los fines que persigues.
  • Externalizar el proceso de externalización puede aportar objetividad al proceso🙂 ¡Yo mismo!

Fernando Gastón Guirao

Socio Director

Improva Consulting

Editor en jefe sumarísimo

improsofia

3 comentarios to “Externalizar: El arte de sacarse muertos de encima”

  1. Yo encuentro que es una mala asociación el concepto core business – externalización, o mejor dicho no es una relación biyectiva (algún matemático acabará corrigiéndome).
    Si es tu core business obviamente no lo externalices. Si no lo es se me ocurren infinidad de consideraciones que hay que realizar antes de tomar la decisión. Esto puede parecer que es como no decir nada. Pero el concepto es que ante la duda no externalizar. Hay que demostrar que es una buena idea analizando conceptos como:

    – Aportación de valor: en que medida el proceso añade valor al producto, es un aspecto diferencial, o un elemento fundamental tanto de mi estrategia de negocio como operativa.
    – Riesgo: ¿aseguramos calidad y servicio?¿en qué medida pasamos a depender del proveedor?¿nos pueden copiar?¿nos pueden robar clientes?
    – Visibilidad total de los costes
    – ¿cómo afecta a otras áreas?

    Hay más conceptos pero me acabo quedando con este último.
    SIEMPRE HAY QUE REVISAR CON LAS OTRAS ÁREAS LA EXTERNALIZACIÓN O NO DE UNA UNIDAD (productiva o de negocio) para que nos comenten pros y contras desde su perspectiva.

  2. Hola Fernando,

    Excelente reflexión. Voy a reflejar, al hilo de tu post, una situación acaecida esta mañana. En particular, en el Ayuntamiento de mi pueblo.

    Hace unos días, al ir a cruzar la calle casi me atropellan. La razón fue que el vehículo que se incorporaba a la calzada principal -semáforo en ámbar- no vió ningún peatón cruzando la calzada.

    A tenor de dicha circunstancia, decidí presentar una instancia en el Ayuntamiento confiando -oh! inocente de mi- que la atenderían pues no era el primer caso que sucedía. Transcurridos unos días, recibí la respuesta: petición denegada. Lo comenté en la panadería y, los comentarios que oí, no se pueden plasmar en este comentario.

    Hoy, me he reunido con el Jefe de policía del pueblo. Me ha dado toda clase de explicaciones del por qué se ha denegado mi solicitud: -y aquí enlazo con tu post-: a) La decisión se toma en base a una empresa externa que ha llevado a cabo un “estudio” que, para optimizar el tráfico, y pasar de -ojo al dato- 3 coches a 5 hay que poner el semáforo en ámbar. Estudio que, seguramente, se llevó a cabo de día -o sea, con luz solar- y sin vehículos que impidieran una correcta visibilidad de la calzada. No solo este sino que, además, me ha dicho, al comentarle yo que había riesgo de atropello, que disponían de un abogado para la posible reclamación y que, en todo caso, la responsabilidad sería del vehículo que ocasionara el atropello.

    No hace falta decir que sus razones y argumentos, me han traído a la mente tu post -de ahí mi comentario-, externalizar está bien pero hay que “customizar” la decisión de externalizar. Estoy convencido que, en su caso, ni siquiera se ha tomado la molestia de comprobar, aleatoriamente, esta decisión ni ha medido el potencial riesgo de la misma.

    Externalizar sí pero con sentido común y con cerebro … midiendo los impactos y llevando a cabo un correcto análisis coste-beneficio de la externalización … aunque, eso, ya daría para otro post …

    Un abrazo Fernando,
    Agustí Brañas

  3. Supongo que si te matan el abogado no servirá de demasiado😦

    Un abrazo,

    Fernando

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