El efecto mariposa en las agendas

Hoy he cometido un error imperdonable, no me he presentado en una cita que tenía con un profesional con el que podría existir una posible colaboración. He de reconocer que soy de naturaleza despistada aunque por otro lado soy extremadamente cumplidor con mis compromisos, lo que mi esfuerzo me supone. Cuando he analizado el porque de mi error he tomado conciencia del continuo vaivén del contenido de mi Blackberry-agenda, por culpa del cual, sin darme cuenta, había eliminado una cita que no tocaba. La maldita bolita de la Blackberry aliada con mi torpeza para que mi vida sea un poquito peor.

Pero bueno, no le vamos a echar la culpa a la dichosa bolita, asumo mi responsabilidad. Soy consciente de que soy una persona especialmente preparada para que me pasen este tipo de cosas. Aunque mayormente logro evitarlas, en alguna ocasión puedo meter la zarpa. Hoy quería hablar sobre nuestras agendas. Los directivos nos movemos y oscilamos entre una agenda llena de compromisos y una lista interminable de tareas pendientes, cuidadosamente priorizadas, que nos rellenan los huecos restantes, si es que quedan.

En mi agenda tengo una reunión de dos horas con Josep, que le encaja, entre otras citas que saturan su agenda, con una reunión que Josep tiene programada con Beatriz  mañana por la tarde, quién a su vez tiene un vuelo previsto para estar pasado mañana a primera hora en Paris para verse con François, que trabaja en una multinacional americana con una oficina en Xanghai a la que viaja mensualmente para verse con Hung Chai Fung. Vivimos en un mundo interconectado y nuestras agendas están interconectadas. ¡Interconectadas y saturadas!

Existe una cifra mágica en logística el 80%. A partir del 80% de saturación de un almacén su productividad empieza a caer porque dedicas una cantidad de tiempo sustancial a mover bultos para generar huecos y a conformar pedidos de una referencia que tienes fragmentada en media docena de ubicaciones diferentes. No es un fenómeno extraordinario que deba extrañaros, en la nevera de casa pasa lo mismo.

Me explico. Ahora empieza la temporada de melones, en el “Carmen Miranda” de la esquina te han convencido (imagínate que eres como yo,  un tipo implicado en el hogar que compras fruta y lo que haga falta en justa igualdad con tu esposa trabajadora) de que los melones recién llegados están cojonudísimos. Tú ves la excelente oportunidad de darle a tu mujer claras muestras de iniciativa en el hogar y te llevas el más hermoso melón de la pila, uno de esos que pesan 5 kilos y que a tu entender de experto palpador de melones está al punto. Ahí empieza el drama. Cuando llegas con la compra, descubres que el melón, que parecía relativamente pequeño en la tienda, colocado sobre el marmol resulta ser monstruoso e intuyes que no va a caber en ningún sitio. Para encajarlo en la nevera lo partes en dos, tienes que sacar los lácteos situados en diferentes ubicaciones de la nevera y comprimirlos para que estén todos concentrados en la misma estantería. Los tomates que tenían sobrado espacio pasan a estar peligrosamente apelotonados con pepinos, judías verdes y pimientos. Ahora el melón ocupa media nevera y luce esplendoroso nada más abrir la puerta.

¿Cuál es el problema…? Con la nevera llena si pretendes desayunarte un yoghourt “Danone Griego”(el mejor griego del mundo) tienes que sacar el “Mi primer Danone” del bebé , los “Petit Suisse” de sus hermanos, los desnatados de tu esposa, dejarlo todo en el marmol  y meter la mano hasta el fondo de la nevera. Para coger una cebolla primero tienes que sacar los tomates y pimientos del cajón de los refrigerados,… y así con todo. Has conseguido convertir trastear en tu nevera en algo absolutamente improductivo. Tendrás que explicarlo muy bién cuando tu liberada mujer llegue a casa a encargarse de todos los estropicios que puedas haber causado.

En los almacenes pasa lo mismo. Un almacén a tope se convierte en ineficiente debido al alto porcentaje de movimientos improductivos que se generan. ¿Y las agendas? Con las agendas pasa exactamente lo mismo.

Hoy en día las agendas y listas de tareas pendientes están a tope e interconectadas. Las conexiones son multiples. Estamos conectados entre iguales y los iguales con los superiores. Proveedores conectados con clientes, Directores comerciales con clientes y con sus Directores Generales a su vez conectados con sus Consejeros Delegados y estos con el Ministro y con el Rey. Todos conectados, como los productos en la nevera. El conjunto de todas las agendas es una monstruosa agenda mundial, un enorme almacén de citas, una gigantesca nevera de compromisos. Y como las agendas están a tope, no es que excedan el 80% de saturación sino que tienden a exceder, cuando sumas lo que no tienes agendado y tienes en tareas pendientes, del 120% (lo que te quita el tiempo para ir a comprar melones). Un cambio en la agenda de Hung Chai Fung en Xanghai, en el otro extremo del mundo, puede generar cambios en cascada en las agendas de toooodo el mundo.

Pero claro, no todo el mundo cambia su agenda con la misma frecuencia y agilidad unos son los que marcan los cambios. Es más sólida la agenda de un Consejero Delegado que la de un Jefe de Sección y es más sólida la agenda de un Director  General de un Banco que la de un Director General de una pequeña o mediana empresa de Servicios, como es mi caso.

Y ahí me tenéis por arte de birli birloque, me apareció un melón en mi agenda. Una interesante oportunidad comercial a corto plazo en Zaragoza gracías a que a un alto cargo de una gran compañía le habían desaparecido algún melón de su agenda (quizás el volcán islandés tenía parte de culpa). Cómo una interesante oportunidad comercial en los tiempos que corren es primera prioridad, tuve que mover más tareas de las deseables, generando el error que me llevó a fallar en mi cita. Me dejé los tomates maduros encima del marmol y se estropearon,

Y es que errar es humano, muy humano, tan humano como yo.

Corolario:

En un almacén saturado no sólo se resiente la productividad sino también la calidad.

Los directivos con vocación de servicio deberían de tener el mínimo número de melones en su agenda y a ser posible no moverlos. Para ser flexible una buena agenda ejecutiva debería esta conformada de abundantes y cortas actividades; pero de esto ya hablaré otro día.

AUTOR: Fernando Gastón Guirao

P.D.1 Ya me he reconciliado con la persona a la que planté y hemos reagendado un encuentro.

P.D.2 El efecto mariposa es una teoría que habla de como en sistemas caóticos (muy muy complejos), pequeñas variaciones en las condiciones iniciales pueden generar un impacto enorme en el resultado final. Por ejemplo, explicaría por qué dos moléculas pequeñitas que han salido muy juntitas del dichoso volcán Islandés de nombre impronunciable pueden acabar la una en Badajoz y la otra en Afganistán. Os dejo un enlace

http://es.wikipedia.org/wiki/Efecto_mariposa