El efecto mariposa en las agendas

Hoy he cometido un error imperdonable, no me he presentado en una cita que tenía con un profesional con el que podría existir una posible colaboración. He de reconocer que soy de naturaleza despistada aunque por otro lado soy extremadamente cumplidor con mis compromisos, lo que mi esfuerzo me supone. Cuando he analizado el porque de mi error he tomado conciencia del continuo vaivén del contenido de mi Blackberry-agenda, por culpa del cual, sin darme cuenta, había eliminado una cita que no tocaba. La maldita bolita de la Blackberry aliada con mi torpeza para que mi vida sea un poquito peor.

Pero bueno, no le vamos a echar la culpa a la dichosa bolita, asumo mi responsabilidad. Soy consciente de que soy una persona especialmente preparada para que me pasen este tipo de cosas. Aunque mayormente logro evitarlas, en alguna ocasión puedo meter la zarpa. Hoy quería hablar sobre nuestras agendas. Los directivos nos movemos y oscilamos entre una agenda llena de compromisos y una lista interminable de tareas pendientes, cuidadosamente priorizadas, que nos rellenan los huecos restantes, si es que quedan.

En mi agenda tengo una reunión de dos horas con Josep, que le encaja, entre otras citas que saturan su agenda, con una reunión que Josep tiene programada con Beatriz  mañana por la tarde, quién a su vez tiene un vuelo previsto para estar pasado mañana a primera hora en Paris para verse con François, que trabaja en una multinacional americana con una oficina en Xanghai a la que viaja mensualmente para verse con Hung Chai Fung. Vivimos en un mundo interconectado y nuestras agendas están interconectadas. ¡Interconectadas y saturadas!

Existe una cifra mágica en logística el 80%. A partir del 80% de saturación de un almacén su productividad empieza a caer porque dedicas una cantidad de tiempo sustancial a mover bultos para generar huecos y a conformar pedidos de una referencia que tienes fragmentada en media docena de ubicaciones diferentes. No es un fenómeno extraordinario que deba extrañaros, en la nevera de casa pasa lo mismo.

Me explico. Ahora empieza la temporada de melones, en el “Carmen Miranda” de la esquina te han convencido (imagínate que eres como yo,  un tipo implicado en el hogar que compras fruta y lo que haga falta en justa igualdad con tu esposa trabajadora) de que los melones recién llegados están cojonudísimos. Tú ves la excelente oportunidad de darle a tu mujer claras muestras de iniciativa en el hogar y te llevas el más hermoso melón de la pila, uno de esos que pesan 5 kilos y que a tu entender de experto palpador de melones está al punto. Ahí empieza el drama. Cuando llegas con la compra, descubres que el melón, que parecía relativamente pequeño en la tienda, colocado sobre el marmol resulta ser monstruoso e intuyes que no va a caber en ningún sitio. Para encajarlo en la nevera lo partes en dos, tienes que sacar los lácteos situados en diferentes ubicaciones de la nevera y comprimirlos para que estén todos concentrados en la misma estantería. Los tomates que tenían sobrado espacio pasan a estar peligrosamente apelotonados con pepinos, judías verdes y pimientos. Ahora el melón ocupa media nevera y luce esplendoroso nada más abrir la puerta.

¿Cuál es el problema…? Con la nevera llena si pretendes desayunarte un yoghourt “Danone Griego”(el mejor griego del mundo) tienes que sacar el “Mi primer Danone” del bebé , los “Petit Suisse” de sus hermanos, los desnatados de tu esposa, dejarlo todo en el marmol  y meter la mano hasta el fondo de la nevera. Para coger una cebolla primero tienes que sacar los tomates y pimientos del cajón de los refrigerados,… y así con todo. Has conseguido convertir trastear en tu nevera en algo absolutamente improductivo. Tendrás que explicarlo muy bién cuando tu liberada mujer llegue a casa a encargarse de todos los estropicios que puedas haber causado.

En los almacenes pasa lo mismo. Un almacén a tope se convierte en ineficiente debido al alto porcentaje de movimientos improductivos que se generan. ¿Y las agendas? Con las agendas pasa exactamente lo mismo.

Hoy en día las agendas y listas de tareas pendientes están a tope e interconectadas. Las conexiones son multiples. Estamos conectados entre iguales y los iguales con los superiores. Proveedores conectados con clientes, Directores comerciales con clientes y con sus Directores Generales a su vez conectados con sus Consejeros Delegados y estos con el Ministro y con el Rey. Todos conectados, como los productos en la nevera. El conjunto de todas las agendas es una monstruosa agenda mundial, un enorme almacén de citas, una gigantesca nevera de compromisos. Y como las agendas están a tope, no es que excedan el 80% de saturación sino que tienden a exceder, cuando sumas lo que no tienes agendado y tienes en tareas pendientes, del 120% (lo que te quita el tiempo para ir a comprar melones). Un cambio en la agenda de Hung Chai Fung en Xanghai, en el otro extremo del mundo, puede generar cambios en cascada en las agendas de toooodo el mundo.

Pero claro, no todo el mundo cambia su agenda con la misma frecuencia y agilidad unos son los que marcan los cambios. Es más sólida la agenda de un Consejero Delegado que la de un Jefe de Sección y es más sólida la agenda de un Director  General de un Banco que la de un Director General de una pequeña o mediana empresa de Servicios, como es mi caso.

Y ahí me tenéis por arte de birli birloque, me apareció un melón en mi agenda. Una interesante oportunidad comercial a corto plazo en Zaragoza gracías a que a un alto cargo de una gran compañía le habían desaparecido algún melón de su agenda (quizás el volcán islandés tenía parte de culpa). Cómo una interesante oportunidad comercial en los tiempos que corren es primera prioridad, tuve que mover más tareas de las deseables, generando el error que me llevó a fallar en mi cita. Me dejé los tomates maduros encima del marmol y se estropearon,

Y es que errar es humano, muy humano, tan humano como yo.

Corolario:

En un almacén saturado no sólo se resiente la productividad sino también la calidad.

Los directivos con vocación de servicio deberían de tener el mínimo número de melones en su agenda y a ser posible no moverlos. Para ser flexible una buena agenda ejecutiva debería esta conformada de abundantes y cortas actividades; pero de esto ya hablaré otro día.

AUTOR: Fernando Gastón Guirao

P.D.1 Ya me he reconciliado con la persona a la que planté y hemos reagendado un encuentro.

P.D.2 El efecto mariposa es una teoría que habla de como en sistemas caóticos (muy muy complejos), pequeñas variaciones en las condiciones iniciales pueden generar un impacto enorme en el resultado final. Por ejemplo, explicaría por qué dos moléculas pequeñitas que han salido muy juntitas del dichoso volcán Islandés de nombre impronunciable pueden acabar la una en Badajoz y la otra en Afganistán. Os dejo un enlace

http://es.wikipedia.org/wiki/Efecto_mariposa

15 comentarios to “El efecto mariposa en las agendas”

  1. Izaskun Says:

    Me ha encantado Fernándo, felicidades (no por el plantón que has dado, sino por el post).

    Hay gente que, como yo, juega con ventaja, porque no le sienta bien el melón, así que solo compra de los pequeñitos, los de cantaloupe, que caben en cualquier sitio y solo están disponible en un corto periodo del año.

    Hasta el próximo post.

  2. Estoy plenamente de acuerdo con la regla del 80%, y la razón es que creo que nuestras ocupaciones son cíclicas. El 80% puede ser un promedio, pero todos sabemos que las vidas laborales se complican, que las reuniones se alargan, aparecen visitas inesperadas, se generan ocupaciones familiares o caseras que requieren nuestra atención. Hay que dejar un “buffer”. Tratar de gestionar agendas “back to back” es el mayor error que puede cometer un directivo. Yo necesito media hora para resumir qué ha pasado en la reunión en la que acabo de estar, y poner en marcha las acciones necesarias, inmediatamente, y necesito otra media hora para preparar la reunión siguiente. Y si me sobra tiempo, puedo sentarme tranquilamente delante del ordenador a ver si ha entrado un email. Por cierto, dede hace más de un par de años no utilizo blackberry ni dispositivo móvil para los emails, y mi nivel de gestión o atención a los clientes no se ha resentido, al menos nadie se queja ni sugiere que hay un problema de atención. De hecho, creo que ha mejorado, ya que en ninguna reunión o comida tengo que acudir a apagar al luz roja; incluso creo que escucho algo más a la persona con la que estoy.

    Gracias, como siempre Fernando, por hacernos pensar y “obligarnos” a compartir.

    Juan

  3. Excelente Fernando.
    Personalmente creo que nos hemos rendido ante la tecnología y cuando esta falla, se produce el caos. Yo solía memorizar teléfonos con suma facilidad cuando aún no usaba móvil y ahora, añado nuevos contactos en el móvil con la misma facilidad pero si me fallara o lo extraviara, estaría absolutamente perdida.

    Un saludo,

  4. Muy bueno el post.
    Los fenómenos de complejidad son cada vez más preocupantes. Hagamos un canto a la simplicidad.

    P.D.: Por cierto, para melones buenos, los de la marca “Bollo”. Pura fantasía en fruta.

  5. Buen post, la verdad.
    ¿poqué no hacemos un ejercicio mental? -no me dedico al coachong ni a nada de eso- pero ¿seríamos capaces de trabajar un sólo dia sin agenda?. ¿seríamos capaces de vivir un fin de semana sin agenda?. Si a las dos preguntas, la respuesta ha sido “no”; creo que empezamos a tener algún problemilla.
    un saludo

  6. Ramón Rubio Says:

    Fernando… magnifico sublime…al hilo del comentario de Juan Fernández-Aceytuno me gustaría compartir algo con vosotros…acabo de finalizar mi misión en un cliente (se trataba de (des)organizar el área de tecnología)…y como consecuencia de ello mi stress ha bajado y puedo apagar mi blackberry a una hora humana…Probarlo…mi familia no da crédito…les escucho con atención…y a veces…no se donde esta la “pitoberry”…
    Os recomiendo volver a lo esencial que es escuchar y no oír…
    En cuanto al tema en cuestión (melones) lo siento mucho siempre fui más de sandia….y esa no cabe entera en todas las neveras🙂

  7. COn lo despistado que soy de vez en cuando olvido la agenda. El sentimiento inicial es de pánico, pero como soy positivo, enseguida saco rendimiento de la tranqulidad que proporciona no llevarla. Debería perderla más…🙂

  8. Los melones Bruño también son dignos de consideración.🙂

  9. Bueno, pues yo soy la víctima de la bolita de la Blackberry.
    A todo el mundo le sabe mal que le den plantón, pero cuando luego te piden disculpas sinceras y en la reunión reprogramada tienes opotunidad de tener una conversación interesante con una persona “de calidad” como es el caso, te olvidas rápido del despiste tecnologico.
    Muy bueno tu post Fernando. A los problemas de tener la nevera sobreocupada yo añadiría que si no tienes un FIFO bien montado, cuando, al final encuentras el yougur griego (estoy de acuerdo contigo en que es el mejor griego) resulta que está caducado, pues has ido consumiendo los que entraron últimos. En los almacenes pasa lo mismo, cuanto mas sotck ,mas complicada la gestión eficiente. Y con las agendas igual.
    Un saludo cordial y cuidadín con el botoncito de la Blackberry!!!

  10. Me he partido el pecho con tu entrada. ¡Cuánta verdad concentrada! Es que la saturación nunca ha sido buena ni de llenos ni de vacíos. En el caso de agendas vacías pienso que puede pasar lo mismo, que para una vez que tienes una cita te surje otra a la misma hora y ambas son inaplazables.
    Para que luego digan que lo de Murphy es una exageración.
    Un abrazo.

  11. […] Just another WordPress.com weblog « El efecto mariposa en las agendas Web 2.0: Tras la tempestad la calma […]

  12. El ejemplo es muy ilustrativo, y, lamentablemente, vivimos en una sociedad que tendemos a acaparar más compromisos de los que podemos atender, confiando ciegamente en nuestras posibilidades y no teniendo en cuenta que el descanso es también parte del trabajo y de la productividad.

  13. La mejor fruta, frutas BOLLO, los MELONES BOLLO son los mejores, siempre siempre siempre buenos, melones BOLLO toda una garantia, yo los conocia por las naranjas, ya que las naranjas BOLLO son naanjas que se encuentran siempre en su punto optimo de maduración. Dulces dulces

  14. Los tenía controlados🙂 Gracias de todas formas por la recomendación

  15. Melones Bollo buenisimos, espectacular, maravilloso un placer para los sentidos, se pueden comprar por internet http://www.freshquality.es, rapido y seguro. A mi nunca me fallan

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